اشتباه عجیب فرماندار جم در دیدارهای رسمی؛ لزوم توجه به اصول اولیه تشریفات اداری و سازمانی

سید مصطفی هاشمی نژاد:

آوای بوشهر: زبان بدن یا  Body Language یکی از اجزای ارتباطات غیر کلامی است که در برقراری ارتباطات روزمره ما نقش بسیار مهمی دارد. نحوه قرارگیری ما، حرکات بدن و دست به هنگام صحبت کردن، همه و همه در شکل دادن و تأثیرگذاری ارتباطات ما – به خصوص ارتباطات کلامی – نقش ایفا می کند.

پروفسور آلبرت محرابیان استاد دانشگاه  UCLA و کارشناس موضوعات روانشناسی با رویکرد ارتباطات کلامی و غیر کلامی معتقد است که میزان اثرگذاری ارتباطات ما از ۳ قسمت کلی «کلام، لحن صدا و زبان بدن» تشکیل شده که مدیران باید به هر سه مورد نهایت دقت را داشته باشند.

تصویر زیر، سه دیدار رسمی محمد حسینی فرماندار جم با مدیر کل بنیاد مسکن، مدیران آب منطقه ای استان و اعضای شورای شهر جم را نشان می دهد.

نکته ای که در گزارش های تصویری درج شده در سایت فرمانداری جم بدجور توی ذوق می زند نحوه نشستن فرماندار در جلسات رسمی و دیدارهای کاری است.

شیوه نشستن فرماندار در جلسات، وی را در حالتی بسیار غیر رسمی و غیر اداری نشان می دهد که بر دسته مبل لم داده و کاملا از حالت عادی نشستن خارج شده است. این شیوه، غیر رسمی و غیر محترمانه است.

همین وضعیت در تصاویر منتشر شده از دیدار فرماندار از ادارات و بازدیدها هم دیده می شود: قوز کردن زیاد، قرار دادن دست بسته در نزدیکی سینه، قرارداشتن گوشی در دست، دست به سینه و ترحم برانگیز ایستادن و … هم از جمله مواردی است که محمد حسینی در تشریفات اداری رعایت نکرده است.

از این دست خطاهای تشریفاتی در بسیاری از مدیران کشور نیز وجود دارد و زمانی این خطاها بیشتر عذاب آور است که متوجه شویم احاطه یک مدیر به تشریفات در زبان بدن و بیان چقدر می تواند در اقناع مدیران ملاقات شونده برای همکاری و پیشبرد منافع یک شهرستان یا استان تحت مدیریت موثر باشد. طبیعی است که نوع ادبیات و رفتار مدیران در هر جلسه متناسب با شان مدیر مقابل یا اهداف نشست باید متفاوت و دقیقا مبتنی بر قواعد تشریفات باشد.

در تصویر زیر نحوه نشستن دو فرماندار دیگر استان را در جلسات و دیدارهای رسمی می بینید؛ حالت کمرها صاف و به تکیه گاه مبل تکیه داده شده است.

نحوه راه رفتن، سخن گفتن، غذا خوردن، نشستن، نحوه‌استقبال و بدرقه همیشه آنقدر در مناسبات و دیدارهای رسمی مهم است که سازمان ها برای کارکنان و مدیران خود دوره های مختلف آموزشی برگزار می کنند.

به نظر می رسد مسوول آموزش منابع انسانی وزارت کشور و‌استانداری بوشهر قبل از آنکه حکم انتصاب مسوولی را صادر کند، بهتر است برای آنها کلاس های آموزشی اصول تشریفات اداری و سازمانی بگذارد تا با چنین موضوعات نه چندان پیچیده آشنایی پیدا کنند.